RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’ASSOCIATION : RANDO DU DAHON

Validé à l’assemblée générale du 13/10/2023

Article 1 – Les membres :

1. 1. – conditions d’appartenance :

      L’appartenance à l’association se traduit, pour les membres actifs, par la détention d’une licence FFRP avec assurance en cours de validité, et par le paiement d’une cotisation annuelle.

       

      La période de validité des titres et l’exercice comptable vont du : 1er septembre année N au 30 Août année N+1.

       

   2. – adhésion, renouvellement de licence, exclusion

L’adhésion implique aussi l’acceptation du respect des statuts et règlements de l’association et de la fédération.

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration pour motif grave.

- une condamnation pénale pour crime et délit,

-toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation, contraire à ses valeurs ou mettant en cause la sécurité des membres. La décision d’exclusion est adoptée par le conseil d’administration statuant à la majorité des membres présents.

Une démission n’a pas à être motivée

La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 2 – le Conseil d’Administration :

1. 1. Nombre :

      Le C.A. se compose d’un nombre compris entre 8 et 12. (soit 9 pour la Rando du Dahon.) La parité entre femmes et hommes est la règle dans la mesure du possible et en fonction des candidatures.

      Les fonctions de membre au conseil d’administration sont assurées bénévolement.

       

   2. – renouvellement :

      Le renouvellement des membres du C.A. s’effectue par 1/3 chaque année.

      Lors de la première réunion du C.A. il est procédé à un tirage au sort entre l’ensemble des membres du .CA pour désigner :

      1/3 des membres dont le mandat s’achèvera dans 1 an 1/3 des membres dont le mandat s’achèvera dans 2 ans 1/3 des membres dont le mandat s’achèvera dans 3 ans.

      Le renouvellement d’un membre du C.A. dont le mandat se serait arrêté de façon anticipée se fera lors de la prochaine assemblée générale.

   3. - Rôle du Conseil d’administration :

      Le C.A. est l’instance dirigeante de l’association. Son rôle est de gérer, organiser et rendre compte à l’assemblée générale des activités de l’association.

      Il procède à l’examen des affaires courantes et des problèmes particuliers, il prépare l’assemblée générale ordinaire.

      Il étudie les questions qui lui sont soumises par ses membres.

       

   4. - Fonctionnement du Conseil d’Administration

Le C.A. se réunit environ 4 fois par an, il est convoqué par son président ou à la demande d’1/4 de ses membres

La convocation est envoyée au moins 8 jours à l’avance par courrier électronique l’ordre du jour est joint. Ce délai peut être réduit lorsqu’un événement se présente et si les 3/4 des membres peuvent se rendre disponible à brève échéance.

L’ordre de jour est fixé par le président et le secrétaire. Lorsqu’il se réunit, à la demande de ses membres, ceux-ci fixent eux-mêmes l’ordre du jour.

Les sujets survenant entre l’envoi de la convocation et la réunion sont traités en C.A même s’ils ne figurent pas à l’ordre du jour.

Le C.A. de l’association débat du montant des cotisations et le propose à l’assemblé générale qui l’entérine.

Le C.A. étudie toutes les questions inscrites à l’ordre du jour, donne son avis et prend les décisions qui s’imposent.

Le C.A. peut convoquer à ses réunions toutes personnes dont il lui paraîtra utile de recueillir l’avis. Cette ou ces personnes ont voix consultative.

Chaque réunion du C.A. donne lieu à un compte rendu. Il est adressé à chaque membre du C.A.

Tout membre du C.A. ayant manqué 3 réunions consécutives sans excuse jugée valable ou ayant par son attitude, ses actes ou ses paroles porté préjudice à l’association sera immédiatement prévenu

par courrier recommandé avec A.R. rédigé par le bureau. Il peut s’il le désire présenter ses explications dans un délais de 15 jours.

Suite à ses explications le C.A. pourra prononcer sa révocation par vote à bulletin secret à la majorité des 2/3 des voix des membres présents.

Article 3 – Le Bureau :

1. 1. Composition

       

      Le Bureau doit être composé d’ au moins :

      • un (e) président

      • un (e) trésorier

      • un (e) secrétaire

         

   2. Rôle du bureau

       

      Le bureau peut être appelé à se réunir pour préparer les travaux du C.A.

      Le bureau affine la préparation de l’Assemblée Générale et seconde le président dans l’organisation de celle-ci

      Le bureau n’a pas de pouvoir de décision.

   3. Rôle du Président

       

      Le président est chargé de faire appliquer les décisions du C.A. et d’assurer le bon fonctionnement de l’association, qu’il représente en justice et dans les actes de la vie civile.

      Le président est chargé des déclarations légales. Le président anime les réunions.

      Il reçoit pouvoir pour l’ouverture et l’utilisation des comptes bancaires nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

      Le président ne peut engager l’association qu’après délibération et accord du C.A. La délégation à une autre personne se fait après accord du C.A.

       

   4. Rôle du secrétaire :

       

      Le secrétaire, en dehors des fonctions courantes liées à sa charge, rédige les comptes-rendus des réunions et les procès-verbaux des assemblées générales. Il assiste le président dans sa tâche, prépare avec lui l’ordre du jour des réunions et les documents nécessaires à la tenue de l’assemblée générale.

       

   5. Rôle du trésorier

Le trésorier tient les comptes de l’association et, sous la surveillance du C.A, il effectue tous les paiements et reçoit toutes sommes. Il procède aux virements de fonds et à l’aliénation de tous biens et valeurs après accord du C.A.

Il a la signature des comptes de l’association et gère ceux-ci.

Il rembourse aux membres et fournisseurs tous les frais justifiés par factures, ainsi que les notes de frais interne après accord du C.A.

Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations effectuées au nom de l’association. Il communique un état des finances à chaque réunion du C.A.

Il présente les comptes de gestion et le bilan à l’assemblée générale annuelle pour approbation et quitus.

Article 4 – Commission :

Une commission est constituée au sein du C.A. pour établir les programmes de sorties dimanche et jours fériés :

2 réunions par an : 1 programme d’Été et 1 programme d’Hiver incluant les séjours

Cette commission est animée par le président ou un membre du C.A. aidé par tous les bénévoles souhaitant s’investir dans la vie de l’association.

D’autres commissions pourraient être crées (ex : balisage)

Article 5 – Remboursement de frais :

1. 1. – frais kilométriques :

      Les frais de déplacement effectué pour les réunions du C.A. et du bureau seront remboursés au même barème que ceux appliqués par la fédération pour les kilomètres effectués pour le balisage. L’animateur d’une randonnée peut demander une attestation au président de frais engagés pour l’association permettant une réduction d’impôts au titre de « frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative ».

       

   2. – sorties :

      Pour les randonnées le covoiturage est conseillé,

      Une participation aux frais est fixée par le C.A validée chaque année lors de l’assemblée générale.

       

   3. frais administratifs :

Les frais administratifs seront remboursés sur présentation de justificatifs (fournitures de bureau –papier, encre pour imprimante, enveloppe et frais postaux)

Article 6 – Les participants et les randonnées :

1. 1. – les enfants et petits-enfants :

      Par leur statut de mineurs, les enfants sont sous la responsabilité de leurs parents (ou grand-parent) qui sont civilement responsables des faits commis par eux

      Les enfants ne seront acceptés que s’ils sont rattachés à une licence dite familiale ou mon-parentale, avec une autorisation parentale écrite si la licence est souscrite par les grands-parents.

      L’animateur pourra, en fonction de la difficulté de l’itinéraire, refuser la participation d’un enfant, (l’accord de participation devra être demandé à l’avance)

      à partir de 14 ans, les enfants doivent acquitter la cotisation annuelle du club.

      Nous ne pouvons pas accepter d’enfant au titre de « randonneur inopiné » nous n’avons pas l’encadrement suffisant.

       

   2. – les randonneurs inopinés ou à l’essai

      Les randonneurs à l’essai, ou inopinés peuvent être accueillis sur 2 randonnées journalières (ou à la demi-journée). Le responsable de la sortie s’engagera à prendre les coordonnées de la personne, l’informer qu’elle n’est pas couverte par la responsabilité civile de l’association, mais par son assurance personnelle, et lui demandera quelle serait la personne à prévenir en cas d’accident.

      Le responsable de la sortie rendra compte au président de la possibilité ( ou non ) d’accepter l’adhésion de cette personne au sein du club en fonction de ses aptitudes physiques à suivre sans difficulté les sorties.

       

   3. - les animaux en randonnées

      Pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons accepter ni les chiens ni les autres animaux à nos randonnées.

   4. – les randonnées

      Pour participer aux randonnées au-delà de 2 « essais » il faut devenir membre actif, ou demander un

      « pass-découverte » prévue par la FFRP pour 1 jour, 2 jours, une semaine …selon les tarifs appliqués par celle-ci.

      Si différents niveaux de randonnées sont proposés, les randonneurs doivent choisir un niveau correspondant à leur condition physique. Si une personne ne semble pas capable de suivre un itinéraire, il est de la responsabilité de l’animateur de la prévenir et de lui demander de ne pas participer.

       

   5. -- les séjours

       

      (se référer à la fiche)

       

   6. -- inscriptions, annulations

Dans la mesure du possible prévenir l’organisateur par SMS et particulièrement si on souhaite se rendre directement au lieu de démarrage de la randonnée (en cas d’annulation de cette dernière le randonneur sera prévenu par l’organisateur)

Article 7 – Modification du présent règlement :

Toute modification au présent règlement pourra être apportée sur demande d’un membre de l’association et après accord et débat en réunion du C.A.

Toute demande émanant d’un membre de l’association devra être écrite. Fait à Valdahon le 13/10/2023

Le Président: Bernard GIRARD

La secrétaire: Line MERIALDO